Dalam sebuah organisasi, penting untuk dilakukan tahapan identifikasi masalah serta kebutuhan organisasi, terutama dalam periode perencanaan program kegiatan. Metode analisis yang sering digunakan, yaitu Analisis SWOT. Analisis SWOT bagi organisasi merupakan metode analisis perencanaan strategis yang digunakan untuk memantau dan mengevaluasi lingkungan organisasi, baik eksternal dan internal untuk suatu tujuan serta visi misi organisasi.
Analisis SWOT terdiri dari 4 komponen, yaitu Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats). Komponen Strengths dan Weaknesses berasal dari internal organisasi. Umumnya pertanyaan yang akan muncul saat membahas mengenai kekuatan adalah apa saja hal yang menjadi unggulan, unik, serta sebagai citra positif yang melekat pada organisasi. Sedangkan pembahasan mengenai kelemahan adalah seputar bagian organisasi yang memiliki kinerja rendah, hal-hal yang menghambat organisasi dan perlu diperbaiki.
Pembahasan mengenai peluang dan ancaman umumnya bersumber dari sisi eksternal, di mana peluang memunculkan pertanyaan seperti hal apa yang mampu mendukung peningkatan organisasi, atau apa yang dapat dimanfaatkan untuk menguatkan organisasi. Sedangkan pembahasan ancaman seputar pada Perubahan atau hal apa yang perlu dikhawatirkan, apa tren baru yang sedang muncul, dan bagian mana pihak lain dapat mengungguli atau menurunkan kinerja organisasi.
Beberapa tahapan yang dapat dilakukan untuk melakukan analisis SWOT dalam organisasi, di antaranya :
1. Meeting
Ketua dan pengurus organisasi mengadakan pertemuan dengan anggota sebagai tahapan pertama analisis SWOT.
2. Sharing
Ketua organisasi memimpin jalannya acara dengan seluruh anggota berpartisipasi dalam proses berbagi informasi dan pengalaman, baik yang pernah dirasakan maupun yang diharapkan.
3. Pemisahan Informasi
Informasi yang diperoleh dari setiap anggota, pengurus mengidentifikasi, memisahkan dan mengelompokkan informasi tersebut, baik berdasarkan sumber (internal atau eksternal) untuk kemudian diklasifikasikan ke dalam masing-masing komponen (S, W, O, atau T).
4. Perumusan Strategi
Tahapan perumusan strategi mulai digunakan setelah informasi selesai diklasifikasikan. Strategi yang disusun dapat berupa dukungan terhadap kekuatan dan peluang, maupun penanganan terhadap kelemahan dan ancaman.
5. Prioritas Penanganan, Susun Rencana
Dalam menyusun rencana, perlu dilakukan prioritas penanganan. Berdasarkan tahapan indentifikasi dan klasifikasi sebelumnya, dapat diperoleh gambaran untuk identifikasi komponen mana yang membutuhkan penanganan segera maupun yang dapat ditangani nanti. Selain itu, penting untuk menyertakan apa rencana penanganan yang dinilai tepat dan efektif.
6. Hindari Kerumitan dan Analisis Berlebihan
Pengurus mengupayakan untuk menyusun analisis SWOT sesederhana mungkin. Hal tersebut mengantisipasi kerumitan, baik dalam memahami maupun menginterpretasikan hasil analisis. Analisis yang berlebihan dapat berpengaruh terhadap bias pendapat dan pemahaman masing-masing anggota organisasi, yang mengakibatkan kesepakatan perencanaan sulit tercapai. (Annisa Istika)