Dalam suatu organisasi, struktur kepengurusan merupakan salah satu hal yang harus dan utama ada untuk menjalankan tugas sesuai dengan kedudukannya. Meskipun demikian, setiap menjelang dilaksanakannya kegiatan organisasi, dibentuk kembali struktur yang biasa disebut dengan kepanitiaan. Mengapa? Untuk mengetahuinya, simak penjelasan berikut.

Pengurus memang merujuk kepada tugas dan wewenang beberapa orang yang ditunjuk untuk memegang kendali dan keberlangsungan organisasi. Namun, terdapat beberapa hal yang membedakannya dengan panitia. Dari segi lingkup dan keberlanjutan tugas, di mana pengurus memegang keseluruhan dari organisasi, mulai tahapan perencanaan program, monitoring, dan evaluasi selama periode kepengurusan tertentu, misalkan selama 3 sampai 5 tahun.

Sedangkan panitia memiliki porsi yang lebih terbatas, yaitu pada lingkup sebuah program kegiatan. Perencanaan, monitoring, dan evaluasi hanya berlangsung selama persiapan hingga kegiatan selesai. Akan tetapi, pengurus tetap memerlukan peran panitia untuk melaksanakan kegiatan. Pengurus mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada panitia, sehingga panitia berhak mengatur timnya sendiri dan menggunakan fasilitas organisasi di bawah koordinasi pengurus.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari kepanitiaan kegiatan, di antaranya :
1. Membantu pelaksanaan kegiatan dan mengurangi beban aktivitas pengurus
2. Memberi kesempatan kepada anggota dalam aktivitas kepemimpinan dan kepengurusan
3. Merupakan salah satu bentuk pengkaderan

Panitia secara umum memiliki tugas perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan suatu kegiatan. Beberapa aktivitas yang umumnya dilakukan, di antaranya :
1. Rapat koordinasi
2. Penyusunan proposal dan pengumpulan dana
3. Menyusun jadwal kegiatan
4. Administrasi dan kehumasan
5. Melaksanakan dan mengatur jalannya acara
6. Dokumentasi dan pelaporan pertanggungjawaban kegiatan

Kepanitiaan terdiri dari 2 tipe, yaitu panitia pengarah dan panitia pelaksana. Panitia pengarah umumnya dipilih dari anggota yang berasal dari bidang bersangkutan atau orang yang dianggap mampu untuk mengarahkan dan lebih punya banyak wawasan dan pengalaman. Sedangkan panitia pelaksana berasal dari anggota yang dapat berpartisipasi dengan amanah, jujur, dan ahli di bidangnya.

Pembagian tugas kepanitiaan diwujudkan dalam deskripsi tugas (job description) untuk menghindari anggota tidak paham akan tugasnya atau ketugasan yang tumpang tindih satu sama lain.

Panitia melaksanakan ketugasan secara tim dalam menyelenggarakan kegiatan. Diharapkan dengan kerja sama tim (teamwork) yang baik, panitia dapat melaksanakan kegiatan dengan memuaskan. (Annisa Istika)

Sumber : Pengorganisasian kegiatan/kepanitiaan - LKMM FISE UNY